PDFファイルの保存、管理、利用

PDFファイルの保存、管理、利用

PDFファイルは、スキャンして取り込んだもの、
無料のPDFファイルなど、さまざまな場面で作られ、
配布され、そして、蓄積して、埋もれてしまいます。

 

内容を検索できるとはいうものの、探している物を
ピンポイントで見つけるのは、至難の業です。

 

また、保存場所も、自宅のデスクトップ、職場の
ノートパソコン、あるいは、USBメモリに入れてあるもの。
さまざまな場所に、入手したときに、保存したまま
ということが多いかと思います。
そのうちに、混沌としたカオス状態となってしまいます。

 

ファイルサイズの大きいものは、独自に保管するしか
ありませんが、数100KB位の小さなものは、Gmailで
管理するのが、簡単で、便利かと思います。

 

Gmailを利用する利点としては、メールサーバの容量が
事実上無制限に近くあるということ。
いくつでもPDFファイルを保存することができます。
万が一、足りなくなっても、もう一つアカウントを作れば
いいだけの話しです。

 

もう一つの利点は、なんといっても、その強力な検索力です。
また、ラベルをつけて、最初から、PDFファイルだけを
まとめておけます。
そうすると、PDFファイルを探すときに、そのラベルだけを
探せばいいことになります。

 

まず、PDFファイルを入手したら、内容を読み。
そのタイトル、あるいは、内容がわかるようにメールの
タイトルをつけます。
また、このときに、添付ファイルとして、そのPDFファイルを
付けますが、それと同時に、後で、検索しやすいように
本文にキーワードをちりばめて、覚え書きをメモしておきます。
ここがみそで、結局、後日、検索するときには、PDFファイルの
中身を検索ではなくて、そのPDFファイルを特定できる
キーワードをメールの本文から探す。
ここがポイントです。
当然、自分だけに分かればいいので、文章ではなくても、
単語の羅列でもいいわけです。

 

ラベルと、メール本文の検索。
このダブルがあれば、うろ覚えでも、十分探し出せるでしょう。
また、その探し出したPDFファイルは、すでに、メールに添付
されていますので、そこから探す二度手間は、必要ありません。

 

あと、当然、そのメールは、自分宛に出しておきます。

 

それと、Gmailの便利な点として、添付のPDFファイルをダウンロードしないで
読むことができます。

 

正確には、ダウンロードになりますが、添付ファイルのダウンロードを
クリックすると、「このファイルを開くか、または保存しますか?」
と、聞いてきますので、「開く」を選択すると、ひとりでにビュワーで、
PDFファイルが開かれます。

 

これで、心おきなく、いろいろな書類をスキャンして、PDF化したり、
あるいは、無料PDFをコレクションしたりできます。

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